Za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów przedsiębiorstwo może jeszcze sprawniej realizować swoje obowiązki. Czym dokładnie jest elektroniczny obieg dokumentów i jakie są jego główne zalety?
Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest?
Elektronicznym obiegiem dokumentów nazywa się system informatyczny, który ma na celu zarządzanie dokumentami oraz związanymi z nimi zadaniami w przedsiębiorstwie. Bazuje on na zasadach workflow, czyli na przepływie informacji pomiędzy uczestnikami, którzy zajmują się ich przetwarzaniem.
Aktualnie elektroniczny obieg dokumentów wykorzystywany jest zarówno przez publiczne jednostki administracyjne, jak również przez firmy prywatne.
W pierwszym przypadku warto wskazać na popularną platformę ePUAP, która używana jest przez wiele instytucji w sektorze publicznym. Firmy prywatne wdrażają własne rozwiązania w dziedzinie EOD – elektronicznego obiegu dokumentów, a mianowicie systemy informatyczne zaliczane do kategorii DMS – Document Management System. Są one również integrowane z innymi systemami w firmach, jak np. ERP (enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa).
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Nowoczesny elektroniczny obieg dokumentów to system oferujący szeroką gamę funkcji do wyboru, za pomocą których jego użytkownicy mogą jeszcze łatwiej wymieniać pomiędzy sobą informacje.
Warto wskazać, że jest to możliwe nie tylko na komputerach stacjonarnych czy laptopach, lecz również na urządzeniach mobilnych – smartfonach, tabletach, kolektorach danych.
Wymiana danych może obejmować zarówno jedną firmę, jak i wymianę informacji z innymi, zewnętrznymi uczestnikami systemu. W takiej formie prowadzony jest np. outsourcing księgowości czy współpraca z firmami transportowymi.
Dlaczego warto wybrać elektroniczny obieg dokumentów?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów ma liczne zalety. To przede wszystkim oszczędność czasu oraz pieniędzy, a przy tym mniejsze ryzyko błędów oraz prosta i szybka wymiana danych w dowolnym miejscu i czasie.
Te zalety powodują, że elektroniczny obieg dokumentów wybierany jest obecnie tak często.